Les spécialistes de Holman en matière de gestion de flottes et de mobilité ont travaillé avec une grande société du secteur de l’énergie pour rationaliser le processus de commande de véhicules, réduire les délais de commande et de livraison, et diminuer les coûts.

Composition de la flotte

Le portefeuille de cette société du secteur de l’énergie comprend des entreprises d’énergie réglementées qui ont des effectifs de plus de 8 000 personnes. Au total, elles assurent le transport, le stockage et la distribution de gaz naturel, ainsi que la production, le transport et la distribution d’électricité à près de quatre millions de clients. Leur empreinte couvre le couloir de transport d’énergie à forte demande qui s’étend de la côte du Golfe du Mexique à la Nouvelle-Angleterre, en passant par le Midwest.

Les camions de cette société du secteur de l’énergie, qui permettent d’acheminer des équipes qualifiées et des outils spécialisés où et quand cela est nécessaire, sont des actifs commerciaux essentiels. À cet égard, l’équipe chargée de la flotte automobile de la société du secteur de l’énergie donne la priorité à la gestion des processus afin de s’assurer que l’acquisition de véhicules soutient l’engagement de l’entreprise envers ses clients 24 heures sur 24, sept jours sur sept.

L’objectif

Le processus de commande de véhicules de la flotte de cette société était minutieux, mais elle a fini par comprendre qu’il devait être rationalisé. Le processus impliquait plusieurs bases de données : une pour les spécifications des véhicules et une autre pour les équipements du marché secondaire. Lorsque les formulaires de commande de véhicules étaient soumis, ils passaient par un certain nombre de systèmes avant d’être soumis à quelques étapes manuelles en vue de l’approbation de la commande. Ensuite, les commandes approuvées étaient à nouveau saisies dans la base de données et entrées manuellement dans le système de commande pour être transmises au fabricant. L’équipe a ensuite placé les sélections d’équipements d’après-vente sur une feuille de calcul et les a envoyées à l’entreprise chargée de la mise à niveau. Le processus, qui durait en moyenne de 8 à 11 mois, pouvait parfois retarder l’entreprise en lui faisant manquer des opportunités de prix préférentiels et des dates limites de production, ce qui retardait la livraison des véhicules aux équipes de terrain de la société du secteur de l’énergie.

L’approche

En collaboration avec Holman, la société du secteur de l’énergie a élaboré un programme avancé qui allait automatiser complètement ses demandes et approbations de commandes. Dans le cadre de notre collaboration, nous avons aligné chaque étape du processus existant sur les outils disponibles dans le système éclairé de gestion de flotte, y compris les spécifications normalisées des véhicules qui répondent aux exigences du travail tout en minimisant les coûts d’acquisition, la liste électronique des sélecteurs, l’acheminement automatisé des approbations, la passation électronique des commandes, la tarification négociée en fonction du volume et du calendrier prévus, et un calendrier de commandes qui respecte toutes les dates de construction des fabricants et permet des dates de construction prioritaires avec les entreprises chargées de la mise à niveau des équipements.

Économies/avantages prévus et résultats à ce jour

• Réduction de 39 000 $ des coûts administratifs.
• 339 000 $ d’économies auxiliaires relatives aux dépenses d’entretien et de carburant.
• 378 000 $ d’économies totales en automatisant les demandes de commandes et le processus d’approbation.

L’équipe chargée de la gestion de la flotte a passé 81 % des commandes de véhicules pour l’année en avance sur le calendrier. Dans l’ensemble, les véhicules ont été livrés 3,5 mois plus tôt avec notre aide par rapport à l’année précédente. La société du secteur de l’énergie a obtenu des résultats records en matière de productivité de la flotte automobile et de soutien à sa mission d’entreprise consistant à fournir du gaz naturel et de l’électricité sûrs et fiables.

À la fin du troisième trimestre, la société du secteur de l’énergie a réduit ses coûts administratifs de 39 000 dollars, car la quantité de travail manuel a diminué. Des économies accessoires de 339 000 $ ont été réalisées par rapport aux dépenses d’entretien et de carburant. (Les véhicules plus anciens sont moins économes en carburant et nécessitent un entretien plus fréquent et plus coûteux que les véhicules plus récents.) Au total, la société du secteur de l’énergie a économisé 378 000 dollars en automatisant son processus de demande et d’approbation des commandes, et en mettant hors service les véhicules les plus anciens.

Les mesures mises en place pour examiner en permanence les applications et les besoins en matière de véhicules de la flotte permettront à l’entreprise de réaliser des économies durables en termes d’acquisition, de délais de livraison des nouveaux camions et de dépenses d’exploitation, et elles renforceront le statut de l’équipe chargée de la gestion de la flotte, qui est de classe mondiale.